Полевой аудит – его цели и этапы

Полевой аудит – это инструмент, который позволяет оценить, насколько эффективно внедряется стратегия развития продаж на местах. Простыми словами, полевой аудит – это проверка работы компании. Можно понять, хорошо ли идут продажи, посмотреть, есть ли на местах проблемы и решить, как можно исправить недостатки. Иногда полевой аудит творит чудеса, а порой не дает никаких ощутимых результатов. Дело в том, что дьявол, как мы знаем, кроется в деталях. Давайте рассмотрим этапы полевого аудита и разберем, где могут скрываться подводные камни.

Цели

Главная цель – оценить хорошо ли работает конкретная стратегия продаж. Супервайзер не стремится уличить сотрудников в халатности и не ищет в их работе огрехов. Его задача – найти слабое звено в слаженном механизме и подумать, как устранить недочеты.

В соответствии с заранее одобренным планом супервайзер едет «в поле» и следит за работой сотрудников. Наблюдая как персонал трудится, выполняя поставленные задачи, он оценивает, соответствует ли их поведение корпоративным стандартам и какие на местах есть проблемы. В результате супервайзер может посоветовать некоторым работникам пройти дополнительное обучение, чтобы улучшить их результаты.

Когда нужен полевой аудит

Внутренний аудит не всегда дает объективные результаты. Исполнители нередко завышают результативность и дают слишком оптимистичное видение ситуации внутри компании. Они не заинтересованы показывать руководству ситуацию на местах такой, какая она есть. Поэтому, если внутренний аудит не принес плодов или есть сомнения в целесообразности его проведения, лучше нанять представителей сторонней фирмы, которая занимается полевым аудитом.

Аудит будет особенно эффективным, если нужно оценить добросовестность и трудолюбие персонала, проверить, как проходят промоакции, увидеть, работает ли реклама и правильно ли раскладываются товары. Так легче понять, как повысить продажи не в теории, а на практике. Полевой аудит помогает проверить, работает ли в реальности выбранная стратегия развития бизнеса, мешает ли она достичь намеченных высот и как устранить эти проблемы.

Этапы

Перед началом аудита нужно составить детальный план, прописав все цели, методы и сроки. Этапы могут корректироваться в зависимости от потребностей заказчика, но обычно они включают:
1. Подготовительный этап
Проходит в офисе. Начальник компании и супервайзер вместе выписывают критерии, по которым будет оцениваться работа сотрудников. Вырабатывается план действий и в результате должно появиться понимание, какие результаты рассчитывает получить руководство после проверки. Составляется команда представителей, которым передают четкие инструкции и адреса торговых точек, где нужно провести полевой аудит.
2. Знакомство
Торговые представители приходят на точки, представляются и знакомятся с работниками. Нужно озвучить цель аудита, но так, чтобы никого не дискредитировать. Нельзя говорить, что проверяют какого-то одного работника. Можно сказать, что определяется популярность какой-то группы товаров или оценивается ситуация для повышения лояльности клиентов.
3. Осмотр торговой площадки
В рамках этого этапа торговым представителям требуется оценить витрину, изучить наличие товаров на полках и на складе, сравнить ситуацию с той, которая была при предыдущем полевом аудите, и сделать выводы.
4. Сбор информации
Супервайзер наблюдает за ходом продаж, а потом задает менеджерам уточняющие вопросы, чтобы лучше представлять себе весь процесс. Рекомендуется делать фотографии, записывать разговоры на диктофон.
5. Анализ информации
Уполномоченные представители и аналитики изучают ответы и составляют отчет, где говорится про выявленные недочеты, причины их появления, их влияние на продажи и пути устранения. Опираясь на свой опыт, супервайзер может порекомендовать отдельным менеджерам пройти дополнительное обучение – коучинг, чтобы повысить квалификацию.
6. Обсуждение
Подбивая итоги, проводится беседа с менеджерами, в которой доносятся результаты полевого аудита, объясняются слабые места в работе и рекомендуются действенные методики по устранению.

Нельзя поддаваться соблазну устроить показательные разборки и указать на ошибки сотрудников. Главная задача — найти причины типичных ошибок и проработать сложные моменты, чтобы каждый сотрудник смог раскрыть свой потенциал.

Отчетность

Все данные исследования должны быть вместе собраны и представлены заказчику, чтобы он мог оценить результаты аудита. Обязательно составляется развернутый письменный отчет.

Подведем итоги

Полевой аудит полезен как малому, так и среднему, и большому бизнесу. Важно проводить тщательный анализ перед открытием новых магазинов и расширением бизнеса, использованием инвестиций и венчурного капитала. Не стоит пренебрегать им для анализа текущего положения бизнеса, чтобы чувствовать рынок, быть в курсе последних тенденций и повышать продажи, сокращая при этом расходы.