Управление персоналом с помощью CRM системы Bitrix24

Сегодня многие люди объединяются, создавая новые компании. Иногда компании прекрасно работают с двумя сотрудниками, но когда начинается расширение штата, тогда и появляются первые проблемы. Сложно одновременно контролировать работу 150 человек, отвечать на вопросы, общаться с сотрудниками и отслеживать выполнение основных бизнес процессов, вести переговоры и т.д. Для максимальной продуктивности компании нужно рационально использовать рабочее время. Для этого используется система менеджмента проектов и учета взаимоотношений с клиентами и сотрудниками. Для ее запуска достаточно аккаунта в сервисе и приложения на компьютере или мобильном устройстве. После настройки и запуска системы, вам останется только контролировать текущее состояние проектов, а также общаться с сотрудниками через функционал такой системы.
Таких систем существует достаточно много, но все они имеют свои особенности работы. Выбор зависит только от вас. CRM – это система с серьезным функционалом, которая представлена корпоративным порталом для сотрудников. Она позволяет ознакомиться с основными возможностями, предоставляя бесплатный доступ для компании. Вот только представьте, что вам нужно собрать коллектив в одном месте, где люди могли бы общаться, обсуждать идеи компании, работать совместно с документами, с проектами, пользоваться телефонией и большим количеством других функций, не тратя на это много времени. Мощный инструмент позволяет справиться с такими задачами, а также с множеством других. Если у вас есть проблемы с организацией работы в компании, то через месяц CRM система позволит решить эту проблему.

Преимущества CRM-систем:

• повышение экономической эффективности;
• построение бизнес-процессов;
• общение с коллегами;
• постановка задач и назначение ответственных;
• контроль выполнения задач и проектов;
• мобильность;
• возможность планирования нагрузки работников;
• общение с клиентами.

В этой статье я хотел бы остановиться более детально на конкретном примере - Bitrix24. Этот инструмент используют более миллиона компаний. Своим широким функционалам эта система просто поражает. Это корпоративный портал, который предоставляет возможность эффективно строить бизнес-процессы компании. Система строилась достаточно много и более 4 раз кардинально совершенствовалась, что позволяет говорить о мобильности, доступности, а также об удобности использования. После регистрации в несколько кликов, все становиться визуально понятно и доступно. В любой момент можно получить информацию о любой функции или проконсультироваться в службы поддержки. Сейчас система позволяет одновременно охватывать двенадцать направлений, которые являются неотъемлемо важными для любой компании.

Основные особенности Bitrix24

1) Социальная сеть компании
2) Задачи и проекты
3) Чат и видеозвонки
4) Документы Online
5) Битрикс24 диск
6) Календари
7) Почта
8) CRM
9) Телефония
10) Бизнес-процессы
11) Мобильность
12) Приложение

После входа в кабинет мы попадаем на главную страницу, где есть вертикальная и горизонтальная навигация. Она помогает пользователю быстро ориентироваться и использовать весь функционал системы. На главной странице мы видим живую ленту, которая являет собою социальную сеть для сотрудников. Сюда можно выложить новость, отметить того, кому этот пост предназначен. Можно сразу выбрать отдел или группу сотрудников. Функционал предусматривает возможность комментирования записей, а также отметки «мне нравиться». Это хорошая альтернатива общению в социальных сетях.

Второй пункт в «Избранном» - «Чат и звонки». Здесь можно общаться с вашими сотрудниками, коллегами, а также создавать общие чаты. Помимо этого, вам доступен ваш виртуальный помощник, который поможет вам в освоении площадки. Отвечает, правда, в автоматическом режиме, но все же выдает иногда полезную информацию. Вместе с этим, есть возможность создать закрытый чат. Также, в случае большой активности, есть возможность выставить свой статус или отключить уведомления. Помимо обычного текста, можно использовать документы, смайлы, разные стили оформления и т.д. Система уведомлений встроена в панель «Чат и звонки». Для того, чтобы посмотреть последние изменения, не нужно переходить в другие вкладки. Также, прямо из чата можно сделать звонок на мобильный или стационарный номер. Таким образом, здесь есть все, что пригодиться для работы.


Пункт «Мои задачи» показывает состояние всех задач. Можно быстро просмотреть проекты, в которых вы принимаете участие, которые вы поручили, выполнили, а также над которыми работаете сейчас. Отображения задач идет на диаграмме Ганта. Вмести с этим, можно отслеживать коэффициент занятости сотрудников, смотреть задачи по проектам, а также строить разного вида отчеты. В этом меню можно создать задачу. Для создания однотипных задач можно использовать шаблон. Можно создать шаблон для определенных задач и использовать его в дальнейшем. При добавлении задачи, есть возможность указать нескольких сотрудников в разных амплуа «Постановщик», «Наблюдатели», «Соисполнители». Есть широкая возможность настройки по продолжительности, с указанием даты начала и конца, настройкой напоминаний, тегами, указанием проектов и т.д. При правильном подходе, это позволяет достаточно быстро и понятно создавать задачи для всех сотрудников.


Календарь достаточно простой в плане дизайна, но есть куча полезных функций. Например, синхронизация сразу с несколькими видами календарей, Google календарь, Mac OSX, IPhone, Android, MS Outlook. Для этого необходимо подключить необходимый календарь. Интерфейс предоставляет возможность показывать календарь на месяц, неделю и день. Автоматически происходит отображения запланированных ранее задач, а также можно добавлять их прямо из календаря. Как следствие эту вкладку можно использовать для планирования рабочего дня. Также, можно добавлять события с другими участниками, данные автоматически будут помещены в их календарь. Вместе с этим, есть возможность принимать/отвергать участие в таких событиях. В настройках можно указать часовой пояс, можно настраивать избранные и внешние календари.


Битрикс24 диск позволяет использовать хранилище для файлов компании. В бесплатном доступе для компании доступного всего 5 ГБ места, но его можно расширить с подключением платных версий. Можно создавать разные папки, разграничивать уровни доступа для сотрудников разных отделов. Вместе с этим, есть возможность указать для сотрудников разные уровни доступа и права, что очень удобно. Для удобного просмотра файлы сортируются по дате изменения, размеру, названию, а также есть смешанная сортировка, которая позволит найти необходимый документ. Можно создавать новые документы в интерфейсе системы, а можно с помощью набора компьютерных программ. Правда для этого необходимо скачать десктопную версию и подключить интернет. С файлами очень удобно работать, можно быстро копировать, вставлять, перемещать документы.


Самый важный раздел для любого предпринимателя - CRM. Эта страница включает в себя огромный функционал. С основного меню можно перейти: «Мои дела», «Лента», «Лиды», «Контакты», «Компании», «Сделки», в дополнительном можно найти «Предложения», «Счета», «Отчеты», «Воронка-продаж», «CRM-формы», «Виджет на сайт», «Товары» и «Приложения». Также есть возможность настроек. Настройки включают в себя интеграцию разных программных средств, справочников, систем и т.д. Очень много визуализации по всем параметрам. Тут сразу можно посмотреть количество обработанных лидов, рост клиентской базы, конверсию, потери. Можно посмотреть источники и воронку продаж по лидам. Для просмотра графиков есть возможность использования выборки за месяц и квартал. Вместе с этим, можно создать и сохранить отдельный фильтр под себя. Для получения данных по эффективности работы есть график «Обработка лидов по сотрудникам» и рейтинг «По сконвертированным лидам». Функционал просто огромный и это информация будет рассмотрена в отдельной статье.


В разделе «Компания» можно посмотреть список сотрудников, структуру и календарь компании, график отсутствий, открытые линии и виджет на сайт. Можно быстро найти сотрудника, а также есть возможность поиска среди удаленных работников. Также, с этого меню можно пригласить нового сотрудника, указав его емейл или получив ссылку для быстрой регистрации. Вместе с этим, есть возможность своими силами зарегистрировать сотрудникам, а ему передав логин и пароль для доступа. С аккаунта администратора, в этом окне можно поставить задачу сотруднику, нажав на кнопку возле профиля. В меню «Открытые линии» можно построить быструю взаимосвязь между клиентами. Для создания открытой линии, нужно указать каналы коммуникации, а также маршрутизацию с проверкой по базе, очередь, а также настроить историю и автоматический ответ.


Телефония позволяет контролировать все вопросы с телефонами компаний. Можно управлять номерами, смотреть баланс и статистику, мониторить пользователей, менять настройки телефонии, изменять настройки доступа и телефонные аппараты. В статистике есть возможность посмотреть продолжительность всех звонков с подробной детализацией, а также контролировать баланс и настраивать возможность записи звонков. Бесплатный тариф предполагает возможность записи только 100 звонков. Предусматривается возможность подключения SIP-коннектора. С помощью Битрикс 24 можно арендовать номер либо подключить ATC. Также, есть возможность посмотреть информацию с номерами для каждого сотрудника. Этот раздел будет полезным для компаний, которые используют продажи по телефону, а также службы поддержки и т.д. Для этого предоставляется все необходимые инструменты.


Итоговые выводы

В этой статье вы получили информацию об одной из популярных CRM-систем. Она прекрасно подойдет для вашей компании, если вы хотите повысить эффективность выполнения поставленных задач. Вы сможете запустить систему с одной кнопки и отслеживать текущее положение дел компании в режиме реального времени. Для инвесторов есть возможность предоставления отчетности, а также финансовых показателей с визуализацией. Это идеальный инструмент, который позволит управлять компанией максимально просто. Для получения этой системы достаточно пройти регистрацию и воспользоваться бесплатным режимом для 12 сотрудников. Надеюсь, что эта статья поможет решить проблема управления персоналом. Если у вас остались вопросы, готов вступить в дискуссию. Буду рад любым мнениям и пожеланиям.

Какую CRM-систему используете Вы?

------------------------
Автор: VictorSamus
Авторские права на статью принадлежат mmgp.ru