5 составляющих для эффективной работы CRM-системы Bitrix24

Доброго времени суток. Эта статья - продолжение цикла материалов по CRM-системам. Ранее писал об управлении персоналом с помощью CRM-системы Bitrix24. Кто не читал, рекомендую ознакомиться. Как всем известно, данные системы предоставляют огромный функционал для работы. Для начала, нужно настроить все необходимые параметры. Так как сервис Bitrix 24 имеет все необходимые функции для эффективного управления компанией, будем разбираться в принципах работы. Их достаточно много и чтобы разобраться со всеми, я решил написать такой мануал. Любая настройка CRM-системы начинается с этих 5 пунктов. Давайте подробно и детально разберем каждый из них. Если у вас останутся вопросы или не получиться реализовать определенный этап, пишите в комментариях будем разбираться с сложными моментами.

Работа с лидами

Начать работу с лидами можно прямо с меню CRM. После открытия вкладки есть возможность посмотреть текущий отчет и создать новый лид. Так как у нас новая компания, займемся первым. Для создания лида нужно ввести такие данные: «Название», «Статус», «Дополнительно о статусе», «Валюта», «Возможная сумма сделки», «Источник», «Дополнительно об источнике», «Ответственный». Есть возможность создавать приватные лиды. Для этого необходимо убрать галочку с поля доступно для всех. Разные варианты для статуса позволяют настроить работу между отделами. Можно указать один из восьми возможных состояний лида. Работа с источниками позволяет анализировать эффективность и конверсию каждого направления. Таким образом, можно сделать вывод и сосредоточиться на источнике с максимальной конверсией.

После создания и настройки всех лидов появиться возможность отслеживать их с помощь визуализации. Bitrix24 предоставляет данные по количеству активных заявок, источникам, воронке продаж. Есть возможность более детально посмотреть статистику по всем параметрам. Также, можно анализировать информацию об обработанных лидах по каждому сотруднику. На графике есть данные о забытых и забракованных лидах. Для обычных пользователей компании будет отображаться рейтинг по сконвертированным заявкам с указанием первых трех мест и результатов. Помимо этого, можно визуально настроить отображение и выбрать разные варианты размещения блоков. Каждый из них имеет свойство настройки по времени и характеру отображения информации. Также, любой элемент можно удалить. Таким образом, можно детально настроить отображение статистики и работы с лидами максимально удобно для любой кампании.
Работа с контактами

Работа с данным направлением нацелена на рост клиентской базы, а также определения предпочтительного канала коммуникаций. При создании лидов, есть дополнительная возможность добавления контакта. Это необходимо для того, чтобы сразу добавить контакт и лид в результате сотрудничества с новым клиентом. Также, можно отдельно создать контактный профиль клиента. Для этого нужно указать такие данные: обращение, ФИО, фотографию, дату рождения, E-mail, телефон, сайт, мессенджер и компанию. Также, можно указать адрес и реквизиты. Есть специальная форма для физических и юридических лиц. Для работы с клиентами по индивидуальным условиям можно написать комментарий, который будет виден только администраторам. После ввода всех необходимых данных контакт попадает в клиентскую базу.

Визуальный формат показывает рост клиентской базы на определенном временном промежутке, предпочтительный канал коммуникации, открытые линии, обработку обращений, удовлетворенность клиентов, нагрузку по коннекторам, нагрузку по разным источникам общения и прямую конвертацию в заказы. Очень удобно настраивать отображаемую информацию на графиках и диаграммах, достаточно один раз нажать на информацию на оси и она пропадет с графика, второе нажатие вернет ее обратно. Как следствие, не нужно дополнительно открывать настройки и обновлять страницу. В случае с большим количеством информации на диаграмме, можно разделить ее на небольшие части, с помощью визуального эффекта. Для этого нужно нажать на требуемую часть и она отделиться от общей диаграммы.
Работа со сделками

Одно из самых важных направлений. Меню традиционно позволяет работать с созданием сделок и отображении статистики по ним. Для добавления сделки в базу данных необходимо ввести информацию о названии, стадии обработки, валюте, вероятности положительного исхода, ответственном сотруднике, дате, а также указать тип продаж. В компаниях с широкой линейкой услуг это может быть: комплексная продажа, товар или услуга, сервисное обслуживание. Если компания занимается продажей большого количества наименований обязательно стоит поработать с товарами. Таким образом, при продаже вы сможете выбрать позицию из списка, не указывая дополнительную информацию. Продажи и сделки напрямую связанные с клиентами. Как следствие, при создании сделки нужно указывать клиента. Это может быть новый, существующий или недавний покупатель.

Работая с визуальными формами, можно посмотреть воронку продаж. Для этого есть информация о сделках, которые сконвертированы или находятся в обработке. Также, есть детальная информация по всем сотрудникам, которые работают с вами. Можно точно посмотреть, сколько каждый сотрудник приносит денег компании. Это позволяет мотивировать всех работников, предлагая бонусы и премии за первые места в рейтинге. Помимо этого, можно всегда посмотреть, сколько заявок находиться в работе, сколько было совершенно звонков и сколько закрытых, а также потенциальных сделок. Есть график зависимости существующих дел, количество звонков и сделок в работе. Таким образом, с помощью этого инструмента можно контролировать и прогнозировать совершения успешных сделок.
Воронка продаж

С помощью воронки продаж руководитель может контролировать все сделки, а точнее их финансовую составляющую. Данный модуль предоставляет детальную информацию о сделке, стадиях заключения, процентном выполнении на каждом этапе и возможной сумме прибыли. Для работы с воронкой продаж необходимо иметь заполненную информацию о сделках. Тогда можно полностью отслеживать всю информацию и получить визуальное сопровождение. Для пользователей есть возможность использования классического и конверсионного вида воронки продаж. Дополнительно можно группировать информацию по направлениям. Разработчики интегрировали сюда фильтр, который позволяет создавать шаблоны и быстро получать необходимую информацию. Вместе с этим, можно отобразить сделки по дате изменения/создания, типу, а также ответственному. Посмотреть детальное состояние каждой сделки, времени существования на каждом этапе можно в меню.

Воронка продаж - уникальный и необходимый инструмент. Она позволяет посмотреть, как компания работает со сделками. Почему некоторые работники продают хорошо, а другие плохо. Информация дает возможности для анализа отозванных сделок. Возможно, причину стоит искать в длительном времени обработки на определенной стадии, или в неправильно сформированном коммерческом предложении. Вся эта информация доступна в меню. Вы можете быстро найти контакт и связаться с клиентом и спросить, что ему не понравилось и узнать истинную причину отказа от сделки. Этот инструмент позволяет настроить максимально эффективно воронку продаж для вашей компании. Конечно, для определения хорошей конверсии работы нужно иметь общие данные по вашему направлению. Например, при холодных продажах нормальным считается показатель конверсии в пределах 3-5%. Этот параметр индивидуальный, но Bitrix 24 поможет вам повысить его.

Отчеты

Очень важный фактор в CRM-системе. Есть свой собственный модуль, который позволяет работать с разными отчетами. Все данные компании автоматически подгружаются, создавая возможность работы с отчетами по сделкам, товарам, лидам, счетам, а также делам. Помимо главной структуры, каждое направление включает в себя достаточно много подвидов. Например, по сделкам можно получить отчеты по выигранным сделкам, объем сделок по контактам, объем сделок по компаниям, объем сделок по менеджерам, ожидаемые продажи, просроченные сделки и распределение сделок по стадиям. По лидам можно получить информацию о распределении по менеджерам, статусам и источникам. Помимо существования стандартных отчетов, можно создать шаблон для настраиваемого отчета.

Для работы с необходимым отчетом, нужно выбрать его в списке и перейти в следующее меню. Навигационная панель справа позволяет применить фильтр с гибкими настройками. Можно выбрать период, тип сделки, сумму, ответственного. Текущий отчет можно выгрузить в Excel или скопировать. Также, всегда есть возможность получить информацию о состоянии отчета и валюте. Например, для выигранных дел предоставляется такая информация: «Отчет показывает список успешно завершенных сделок за отчетный период. Позволяет просмотреть успешно завершенные сделки по датам их завершения, а так же в разрезах компаний, контактов и менеджеров». Таким образом, модуль отчетов позволит вам создать и подготовить всю отчетную информацию, по совершенной работе со структурированными данными и визуализацией.

Итоговые выводы

Таким образом, работая с CRM-системами можно настроить эффективную работу компании и получать информацию в режиме реального времени. Это очень удобно, быстро и выгодно. Такую компанию можно запустить с помощью одного ноутбука. Для этого не нужно дорогостоящего софта, поддержки и других расходов. Описанная в статье CRM система предоставляет бесплатную версию для 12 сотрудников вашей компании. Как следствие, если вы ищите идеальный вариант для эффективного управления, то Bitrix24 поможет вам в этом. Я сам использую эту систему для построения своих задач. При этом у меня в компании 1-2 сотрудника. И не смотря на это, CRM система справляется со своими функциями и предоставляет удобный интерфейс для всех пользователей.
------------------------
Автор: VictorSamus
Авторские права на статью принадлежат mmgp.ru



Уважаемые пользователи, что вы думает о CRM-системах? Был ли опыт рабoты с таким функционалом?